Innovatie en Optimalisatie van de Bedrijfsvoering in ICT – “Geen Dal te Diep, Geen Berg te Hoog”

Organisaties moeten in de huidige tijd zowel concurreren op prijs als op innovatiekracht. Hoe is dat mogelijk, zeker als budgetten onder druk staan? Het antwoord is het vinden van een goede balans tussen innoveren en het efficiënter maken van de bedrijfsvoering. Door tegelijk te innoveren als te stroomlijnen op alle niveaus in de organisatie worden goede resultaten bereikt.
Specifiek voor ICT afdelingen moet een balans gevonden worden tussen het toepassen van nieuwe technologieën en het leveren van betrouwbare informatiediensten. Dit artikel gaat in op de wijze waarop ICT afdelingen de aandacht voor innovatie en efficiëntie op elkaar af kunnen stemmen.

Tien jaar geleden heb ik een berg beklommen, de Pico Bolivar, met 5007 meter de hoogste berg van Venezuela. Vanuit het dal torende deze reus hoog uit boven alle andere toppen in de omgeving. Na een beklimming van vier dagen kwam ik met 15 medeklimmers bovenop de puntige top aan. Wat een uitzicht! Aan de ene kant het Caribische gebied, aan de andere kant het Amazonegebied en daarnaast het vervolg van het Andesgebergte.

De Pico Bolivar mag dan wel de hoogste berg van de omgeving zijn, iets verderop in Columbia ligt de Pico Cristóbal Colón, 5775 meter hoog. Weer wat verder de Huascarán, 6768 meter. Als topper in de Andes geldt de Aconcagua, die met 6959 meter boven alle andere bergen uitstevent.

Met het bereiken van de locale top had ik mijn doelstelling destijds dan wel bereikt, ik zou nu erg graag op de Aconcagua willen staan. En wat komt daarna?

Het beklimmen van bergen is op vele aspecten vergelijkbaar met ondernemen. Enkele hoge pieken, diepe dalen (zeker in de huidige tijd), beklimmen van gebaande paden of het zoeken naar een nieuwe doorsteek. Doelstellingen zijn veelal gebaseerd op het huidige speelveld, maar moeten we niet verder kijken? Het bereiken van een locale piek is vergelijkbaar met het optimaliseren van de huidige bedrijfsvoering. Maar moeten we niet op zoek naar een andere piek, moeten we niet innoveren, zodat we een voorsprong nemen op de concurrentie.

Veel ondernemingen in mijn praktijk zijn op zoek naar een praktische invulling van de tijd en geld die besteed moeten worden aan innovatie ten opzichte van het efficiënter maken van de huidige processen. Door de vele ontwikkelingen in de technologie is het interessant om te kijken wat dit betekent voor het rol van ICT in organisaties.

In de afgelopen 20 jaar werd het gebruik van ICT in organisaties gekenmerkt door een tweetal ontwikkelingen: digitalisering van werkprocessen en het toepassen van ICT voor nieuwe, innovatieve oplossingen.

De digitalisering van werkprocessen heeft ervoor gezorgd dat standaardprocedures een belangrijke rol kregen, waarbij de rol van de gebruiker soms zelfs beperkt is tot de verantwoordelijkheid voor een juiste automatische uitvoering. Deze standaardisering heeft efficiëntievoordelen opgeleverd waardoor operationele kosten flink gereduceerd zijn.

De technologische ontwikkelingen in de ICT hebben ervoor gezorgd dat nieuwe innovaties mogelijk zijn geworden; sneller processoren zorgen voor meer rekenkracht, toename van opslagcapaciteit maakt het gebruik van grote data bestanden mogelijk en vergroting van de bandbreedte zorgt voor supersnelle real time communicatie. Het gevolg: nieuwe toepassingen waar we zelfs vijf jaar geleden niet over hadden durven te dromen zijn volledig ingebed in ons dagelijkse leven – van skype tot internet televisie op je mobiele telefoon. Deze veranderingen leveren vele kansen op om een concurrentievoordeel ten opzichte van anderen op te bouwen, maar tegelijkertijd zorgt de verandering voor verstoring van de efficiënt ingerichte bedrijfsprocessen. Daarnaast is de omgeving van het bedrijf bepalend in de snelheid waarop nieuwe ontwikkelingen plaatsvinden. Veel bedrijven worstelen met de vraag hoe innovatie en operationele excellentie op elkaar afgestemd moeten worden, zeker als de concurrentie in de markt hevig is.

De feiten

Vanuit de wetenschap is dit dilemma al een aantal decennia onderwerp van onderzoek en wordt aangeduid met het spanningsveld tussen exploratie en exploitatie. Exploratie staat voor het ontdekken en onderzoeken van nieuwe mogelijkheden in de markt, variatie aanbrengen in het productaanbod, het nemen van risico en het innoveren. Met exploitatie wordt aangeduid het verfijnen van huidige procedures, met name het aanbrengen van efficiency in de operationele processen (March 1991).
Een bedrijf waarin exploratie centraal staat is anders georganiseerd dan als exploitatie centraal staat; Bij exploratie wordt gericht op het beschikbaar stellen van middelen om innovaties te stimuleren, focus op het nemen van risico’s en het belonen van doorbraken. De creativiteit van de medewerkers wordt gebruikt om bestaande werkwijzen en technologieën te combineren tot innovaties. Centraal staat hier de bottom-up kennisoverdracht (of horizontaal, tussen collega’s) waar de individu vrijheid heeft in het bepalen van werkzaamheden en tijdsbesteding (Mon, Van den Bosch, Volberda; 2006). Bij exploitatie is het sturen op een specifiek resultaat en het aanscherpen van procedures noodzakelijk. Sturingsmechanismen richten zich op het top-down controleren van de bedrijfsvoering en het optimaliseren van de dienstverlening of voortbrengingsprocessen. Hiermee wordt de gewenste kwaliteit tegen de laagste kosten bereikt wordt.

Kortweg: doe de juiste taken vs. doe te taken juist.

De aanpak

Kijken we naar ICT afdelingen die een exploratieve focus hebben dan zijn ze gericht op het 1) bijhouden van nieuwe technologische ontwikkelingen en het bepalen van het strategisch belang voor de organisatie; 2) vertalen van technologische ontwikkelingen in concrete innovaties; 3) toezien dat deze innovaties opgenomen worden in het strategisch beleid van de organisatie.

In deze situatie komt het er op neer dat de ICT afdeling concrete mogelijkheden aandraagt om strategische voordelen te geven en zal betrokken moeten zijn in organisatie, product- en dienstontwikkeling.

Als de ICT organisatie gericht is op exploitatie dan zijn andere zaken van belang: 1) beschikbaar stellen van bestaande technologie en applicaties op een efficiënte manier conform de afspraken met de gebruikersorganisatie (al dan niet conform SLA-s); 2) integratie van informatiesystemen met de operationele processen en besturingsmiddelen zoals het automatiseren en het geven van applicatie trainingen. 3) actieve interactie met applicatie gebruikers en het aanbrengen van verbeteringen als gevolg van operationele veranderingen binnen en buiten de organisatie.

Vanuit de wetenschap voegt Volberda hier een extra dimensie aan toe door onderzoek te doen naar hypercompetitieve omgevingen; een omgeving waarin zowel op prijs als op innovatie geconcurreerd wordt. Exploratief gedrag is volgens Volberda geschikt in dynamische, innovatieve omgevingen. Als de omgeving gericht is op prijsconcurrentie, dan is exploitatief gedrag meer effectief. Echter, zoals eerder aangegeven hebben de ontwikkelingen van nieuwe technologie ertoe geleidt voor snelle veranderingen. Daarnaast zijn markten transparanter geworden, heeft de globalisatie en automatisering geleidt tot lage voortbrengingskosten – en kostprijzen, en is de consument veelal kritisch over het geleverde product of dienst. Als gevolg hiervan is de concurrentie sterker geworden en is er in veel markten een hypercompetitieve omgeving ontstaan.

Lees meer in de white paper over innovatie en exploratie